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Stellenausschreibung: Büromanagement für das BGV-Team

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Wir suchen für unser Team jemand, der*die das Büromanagement kompetent, zupackend und kommunikationsstark übernimmt.

Die Stelle umfasst 30h/Woche. Arbeitsbeginn ist idealerweise der 17.05.2021; etwas später ist ggfs. auch möglich. Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an TV-L 9.

Anforderungen

Erfahrungen im Projektmanagement
Erfahrung mit öffentlichen Förderungen/Verwendungsnachweisen
Gute bis sehr gute Kenntnisse in gängigen Office-Anwendungen
strukturiert, sorgfältig, zuverlässig
gutes Zeitmanagement, Terminplanung, Koordinationsgeschick
Gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
Gut in der Kommunikation am Telefon und Face-to-Face
Kenntnisse in Sachbearbeiter*innentätigkeiten
Kooperationsfähigkeit und soziale Kompetenz/Teamerfahrung

Verantwortungsbereiche

ProjektmanagementUnterstützung der Geschäftsführung in der Koordination der teaminternen Schnittstellen
Übernahme von Aufgaben im Rahmen der inhaltlichen Programmarbeit2. BüroorganisationDokument- und Datenablage
Allgemeine Korrespondenz
Kontaktdatenverwaltung/CRM
Passwörterverwaltung
Koordination der Honorarverträge
Mitgliederadministration
Büromaterialbeschaffung
Telefon- und Postdienst
Beschaffung, Installation und Unterhalt von Hard- und Software, Koordination der Netzwerk-Administration
Zuarbeit zur Buchhaltung (Belege eingeben, Kopien)

Aufgabenbeschreibung

Übernahme von notwendiger Neustrukturierung.
Selbstständige, proaktive Übernahme der gesamten Büroorganisation. Sehen wo es fehlt.

Wir streben ein diskriminierungsfreies Auswahlverfahren an und begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Personen mit marginalisierten Perspektiven. Bewerbungen bitte bis zum 02.05.2021 an info@berlin-global-village.de (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Referenzen). Vorstellungsgespräche finden am 07.05.2021 in Berlin statt.
Mehr Infos unter: https://www.berlin-global-village.de/stellenausschreibung/

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Office management for the team of Berlin Global Village gGmbH.

We are looking for someone who is competent, hands-on and has strong communication skills to take over office management for our team.

The position is 30 hours per week. The ideal starting date is 17.05.2021; a little later is also possible. The remuneration is based on TV-L 9.

Requirements

Experience in project management
Experience with public funding/providing evidence of use of funds
Good to very good knowledge of common office applications
structured, careful, reliable
good time management, scheduling, coordination skills
Good spelling and grammar skills
Good communication skills on the phone and face-to-face
Knowledge of clerical tasks
Ability to cooperate and social skills/teamwork experience

Responsibilities

Project managementSupporting the management in the coordination of team-internal interfaces
Assumption of tasks in the context of the content-related program work2. Office organizationDocument and data filing
General correspondence
Contact data management/CRM
Password management
Coordination of fee contracts
Member administration
Office supplies procurement
Telephone and mail service
Procurement, installation and maintenance of hardware and software, coordination of network administration
Support for the accounting department (entering receipts, copies)

Task description

Assumption of necessary restructuring.
Independently, proactively take charge of all office organization. Seeing where things are lacking.

We strive for a non-discriminatory selection process and expressly welcome applications from individuals with marginalized perspectives. Please send applications by 02.05.2021 to info@berlin-global-village.de (motivation letter, CV, references). Interviews will take place on 07.05.2021 in Berlin.